Inspirasa.co – Dalam rangka memperbaiki sistem pengelolaan data dan arsip, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) baru-baru ini melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip yang sudah tidak relevan lagi serta penyerahan arsip statis yang masih memiliki nilai guna untuk keperluan organisasi.
Kegiatan ini diadakan pada Selasa (5/11/2024) kemarin di Aula Dispora Kaltim, bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kaltim.
Pelaksana Harian (Plh) Dispora Kaltim, Sri Wartini, menjelaskan bahwa pemusnahan dilakukan pada arsip-arsip yang tidak lagi dibutuhkan, dengan penekanan pada dua kategori arsip: arsip substantif dan arsip fasilitatif.
Arsip yang dimusnahkan meliputi dokumen kepegawaian dan keuangan dari tahun 2005 hingga 2011, yang sudah melampaui batas waktu simpan yang ditentukan.
“Arsip keuangan, misalnya, memiliki batas waktu penyimpanan hingga 10 tahun. Oleh karena itu, sudah saatnya kami musnahkan arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan, untuk memastikan kelancaran pengelolaan administrasi yang lebih teratur,” ujar Sri Wartini.
Selain pemusnahan, Dispora Kaltim juga menyerahkan arsip statis yang terdiri dari 142 berkas yang berasal dari periode 2008 hingga 2011.
Penyerahan arsip ini dilakukan untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen penting yang memiliki nilai historis dan strategis tetap terjaga dengan baik.
Ia menambahkan bahwa kegiatan ini telah direncanakan sejak dua tahun lalu dan disiapkan dengan matang untuk memastikan proses berjalan lancar dan efektif.
Langkah ini merupakan bagian dari upaya untuk memperbaiki sistem pengelolaan arsip di Dispora Kaltim agar lebih efisien dan mudah diakses.
“Kami berharap dengan kegiatan ini, pengelolaan data di Dispora Kaltim akan menjadi lebih terstruktur, mendukung transparansi, dan mempermudah tugas administratif di masa depan,” tambah Sri.
Dengan adanya pemusnahan arsip yang tidak diperlukan dan penyerahan arsip statis yang penting, Dispora Kaltim optimis dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan data dan menjaga kelancaran administrasi di lingkungan dinas. (Adv)
Discussion about this post