Inspirasa.co – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) kini mengarahkan perhatian pada pentingnya digitalisasi arsip, sebagai strategi utama untuk memperbaiki pengelolaan dokumen pemerintahan.
Rasman Rading, selaku Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, menyatakan bahwa langkah pemusnahan arsip fisik yang tidak lagi relevan adalah langkah penting untuk efisiensi administrasi.
“Kami percaya bahwa menghapus dokumen yang tidak diperlukan akan mengurangi beban penyimpanan, namun semua proses ini harus mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan,” ujarnga, Selasa (5/11/2024).
Ia juga menegaskan bahwa penting untuk menjaga arsip yang masih diperlukan dalam format digital untuk melindungi dokumen-dokumen yang mungkin penting dalam konteks hukum di masa mendatang.
“Dokumen tertentu bisa menjadi krusial saat menghadapi permasalahan hukum. Oleh karena itu, penyimpanan dalam bentuk digital sangat diperlukan,” tambahnya.
Dalam laporan Dispora Kaltim, terlihat bahwa banyak dokumen fisik yang akan dimusnahkan berasal dari tahun 2005 hingga 2011, saat digitalisasi arsip belum diterapkan secara menyeluruh.
Meskipun arsip fisik tidak lagi disimpan, informasi penting tetap terjaga dalam format digital.
Rasman menjelaskan bahwa keputusan untuk memusnahkan arsip fisik dilakukan setelah pertimbangan matang.
“Dokumen yang sudah lebih dari sepuluh tahun dan tidak diperlukan sebaiknya dimusnahkan. Mengelola dokumen yang sudah usang hanya akan menambah beban kerja,” tegasnya.
Dengan perkembangan teknologi digital, Rasman optimis bahwa Dispora Kaltim dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan arsip.
“Saat ini, digitalisasi membuat pengelolaan dokumen menjadi jauh lebih mudah. Kami yakin bahwa dokumen yang dimusnahkan memang sudah tidak dibutuhkan lagi,” tutupnya. (Adv)
Discussion about this post